Son las diez y media de la noche y faltan cuatro mensajes. «Hola, Laura, te espero mañana a las 9.» «Hola, Pedro, ¿seguimos a las 11?» Al tercero ya no sabés si a Inés le escribiste o solo pensaste en escribirle. El cuarto queda para la mañana, y a la mañana el día arranca antes que el mensaje.
A las 11 Pedro no llega. No avisó. Cuando contesta, a la tarde, dice lo que dice casi siempre quien falta: se le pasó.
Eso no es un cliente que no respeta tu tiempo. Es un aviso que dependía de que a vos te sobrara un rato a la noche.
Por qué un cliente falta aunque tenga la cita
Muchas ausencias no son decisiones. Son olvidos de algo que se acordó hace una semana, o hace quince días, en medio de otra semana. El turno existe y está anotado, pero del lado del cliente vive en la cabeza, junto con el trabajo, los chicos y el dentista.
Un recordatorio a clientes no convence a nadie de venir. Le devuelve a la persona, a tiempo, algo que ya había decidido.
Lo que cuesta avisar a mano
Avisar uno por uno parece poca cosa: un mensaje, diez segundos. Pero no son diez segundos. Es acordarse de quién viene mañana, buscar el contacto, escribir algo que no suene a formulario y fijarse que haya salido. Por cada persona de la agenda, y cada noche. Es una tarea fija que nadie anota como trabajo y que igual se hace después de hora.
Y tiene un problema peor que el tiempo: falla justo los días que más falta hace. La noche que llegaste tarde, la semana con más turnos, el día que te sentiste mal. Ahí es cuando el mensaje no sale y el hueco aparece.
El aviso tiene que salir de donde está la cita
Si el turno está en la agenda y el aviso se arma en otro lado, siempre queda un paso en el medio que depende de la memoria. Por eso el recordatorio tiene que salir de donde ya está la cita, con la persona y la hora que ya quedaron asentadas, y no de una lista que se rehace cada noche.
Cómo queda registrado lo de cada cliente, con historial, asistencia y cobros, está en la ficha de cliente. Cómo se deja armado el turno de quien viene siempre está en citas que se repiten. El recordatorio es lo que falta entre una cosa y la otra: que el cliente se entere a tiempo sin que tengas que escribirle vos.
Empezar por quien más falta
No hace falta cambiar de golpe la forma de avisar a todos. Alcanza con mirar quién faltó el último mes y arrancar por ahí: la persona que se olvida, el turno de las 8, el que viene una vez al mes y siempre pregunta «¿era este jueves?». Con esos pocos ya se nota en la semana.
La noche deja de tener una ronda de mensajes pendientes. Y si alguien falta igual, por lo menos sabés que no fue porque nadie le avisó.
Hito es la agenda en el celular para quienes trabajan por su cuenta atendiendo gente. En el plan Pro, los recordatorios a clientes salen desde la ficha de cada uno, para que la persona esté informada a tiempo. Conocé Hito.